PROJEKTMENEDZSMENT
A projekt pénzügyi menedzsmentje
Költségvetés aktualizálása
A projektek pénzügyi menedzsmentje a költségvetés aktualizálásával indul a megítélt támogatás ismeretének fényében. Gyakran előfordul, hogy a támogató a pályázatban igényelt összegtől kevesebb támogatást ítél meg a projektre, ami azzal jár, hogy a projekt indításakor az aktuális források figyelembevételével, újra kell tervezni a projekt költségvetését.
A csökkentett támogatás jelentheti
- a projekt összköltségének csökkenését, így egyes tervezett tevékenységek elhagyását
- a források költségtételek közti átcsoportosítását
- további források felkutatását, amennyiben a projektet változatlan költséggel kívánjuk megvalósítani
A költségvetés módosításáról minden együttműködő partnerintézményt, illetve a támogató szervezetet is tájékoztatni kell.
A költségvetés aktualizálása együtt jár a projektre vonatkozó pénzáramlás tervezet aktualizálásával. A kimutatásnak jeleznie kell, hogy a projekt mely időszakaiban lehet szükség átmeneti kiegészítő forrásokra. Kiegészítő forrás lehet az egyes költségtételek közti átcsoportosítással felszabadított összeg, de származhat külső forrásból is.
Támogatási szerződés
A projekt finanszírozására a támogató támogatási szerződést köt a projektet megvalósító intézménnyel, szerződés tartalmazza a támogatás felhasználására vonatkozó legfontosabb szabályokat (elszámolható költségek, bizonylatok stb.). A támogatás felhasználásának megkönnyítésére a támogató szervezetek összeállítanak egy útmutatót (pénzügyi kézikönyv, stb.), amely tartalmazza a pénzügyi menedzsment legfontosabb elemeit, a támogatás szabályos felhasználásának és elszámolásának feltételeit.
Általában minden elszámolt tételt bizonylattal kell alátámasztani. A projekt bizonylatait jól átlátható, könnyen visszakereshető rendszerben kell nyilvántartani és a támogató által előírt ideig megőrizni, hogy egy esetleges revízió esetén ne okozzon fejtörést a kérdéses anyag bemutatása.